Os documentos de transporte obrigatórios dependem do destino do envio.
Todos os envios Expresso terão de se fazer acompanhar da guia de transporte corretamente preenchida, validada e assinada pelo expedidor, colada numa das faces visivel da embalagem.

Recomendamos também que sejam anexadas as faturas comerciais relativas aos bens enviados em todos os envios Expresso

- Transações de mercadorias entre empresas: No caso de se tratar do envio de amostras, brindes ou ofertas e não existindo fatura comercial deverá ser colocada uma fatura proforma. A fatura comercial deve ser colocada, em triplicado e dentro de uma saqueta plástica, no exterior da embalagem.
- Envio de mercadorias entre particulares sem caráter comercial: Deverá ser feita uma Declaração de Valor em que o remetente declara um valor aproximado para a sua mercadoria. Esta declaração de valor deverá ser colocada em saqueta plástica no exterior da embalagem.
- Envio de documentos: Não é necessário anexar fatura. No entanto este conteúdo deverá ser inequivocamente descrito na documentação de transporte.
- Reforça-se a importância da fatura nos envios para destinos extracomunitários (para países e territórios fora da União Europeia), sujeitos ao controlo pelas autoridades alfandegárias. Saiba mais sobre os procedimentos aduaneiros.

Bens de Circulação

Para a Autoridade Tributária Aduaneira (AT), bens de circulação são todos os materiais que estejam fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda, bem como bens encontrados nos veículos no ato de descarga ou transbordo ou bens expostos para venda em feiras e mercados.

Lei do Regime de Circulação de Bens

De acordo com o Decreto-Lei 198/2012 de 24 de agosto, todos os bens em circulação transportados pela Zelo ou parceiros que esta designar, que sejam objeto de transações entre sujeitos passivos de IVA, necessitam obrigatoriamente de comunicação prévia à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), a efetuar no momento de emissão informática dos documentos de transporte. Qualquer coima aplicada à Zelo, por ausência de documentação respeitante à comunicação com a Autoridade Tributária e Aduaneira, será da responsabilidade do cliente expedidor (o valor será imputado ao cliente).

Documento de Transporte em Caso de Devolução

Nestes casos, os documentos de transporte devem ser colocados pelos clientes destinatários (remetentes na devolução), junto dos bens (sujeitos ao Regime de Circulação) ou, sendo caso disso, o código de identificação atribuído pela Autoridade Tributária Aduaneira. Ou seja, a responsabilidade da emissão e comunicação do documento de transporte é do cliente destinatário (remetente na devolução).

Alteração ao Local de Destino Durante o Transporte

A alteração ao local de destino ocorrida durante o transporte, assim como a não aceitação imediata e total dos bens transportados obrigam à emissão de um documento de transporte adicional em papel, o qual deve identificar a alteração e o documento alterado.

Documentos de Transporte

A guia de transporte é um documento de transporte que acompanha a circulação, em território nacional, dos bens que possam ser objecto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA (ressalvadas as devidas exclusões previstas no art. 3º do Regime de Bens em Circulação).
Que documentos, para efeitos deste regime, são considerados documentos de transporte?
Consideram-se documentos de transporte:
- A Factura;
- A Guia de Remessa;
- A Guia de Transporte
- A Nota de Devolução;
- O Documento Equivalente (Guia de movimentação de activos próprios; Guias de consignação; Folha de obra ou outros).
O documento de transporte deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA)
- Menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA;
- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
- Locais de carga e descarga;
- Data e a hora em que se inicia o transporte.
Todas as empresas são obrigadas a comunicar os documentos de transporte excepto as que tenham um volume de negócios igual ou inferior a 100.000€.
É sempre necessário comunicar os documentos de transporte antes do início do mesmo. Deverá circular sempre com o código que foi atribuído a cada documento, ainda que não tenha o impresso consigo.
Se os documentos forem processados por via eletrónica, a atribuição do código dispensa a impressão do documento.
A responsabilidade da emissão e comunicação do documento de transporte é sempre do cliente remetente não tendo a Zelo, intervenção no processo.

Comunicar com a Autoridade Tributária

A comunicação à Autoridade Tributária Aduaneira, dos elementos dos documentos emitidos, para criar os documentos de transporte exigidos por lei, pode ser feita de duas formas:
- Por transmissão eletrónica de dados para a Autoridade Tributária Aduaneira, no caso do Documento de Transporte devidamente autenticado e no caso da respetiva emissão ser feita no site das finanças.
- Através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com a indicação dos elementos essenciais do documento emitido e com a obrigatoriedade de os mesmos dados serem inseridos no Portal da Finanças até ao 5º dia útil seguinte.